Επικοινωνία
MENU
Επικοινωνία
Live Chat

Για οποιαδήποτε απορία επικοινώνησε ζωντανά με έναν εκπρόσωπό μας Δευ-Παρ: 09:00 - 18:00

ΤΟ ΠΡΟΪΟΝ ΠΡΟΣΤΕΘΗΚΕ ΣΤΟ ΚΑΛΑΘΙ
ΕλλάδαΚύπρος
Τιμή: 

10 MS Outlook tips (μέρος 1ο)

Ιουλ 13 2015
Το MS Outlook αποτελεί την εφαρμογή αποστολής και λήψης e-mail των περισσότερων χρηστών και όποιοι το γνωρίζουν καλύτερα έχουν κάνει την εργασία τους πιο παραγωγική.
10 MS Outlook tips (μέρος 1ο)
Οι περισσότεροι χρήστες – ειδικά σε επιχειρήσεις – χρησιμοποιούν το MS Outlook για την αποστολή και λήψη e-mail, ενώ με αυτό οργανώνουν τις εργασίες και τις συναντήσεις της ημέρας, αλλά και διαχειρίζονται τις επαφές τους. Είναι φανερό πως πρόκειται για μία εφαρμογή-πολυεργαλείο, με πλήθος επιλογών και αμέτρητες ρυθμίσεις. Γνωρίζοντας καλύτερα κάποια μυστικά του, η παραγωγικότητά σας μπορεί να εκτοξευτεί κυριολεκτικά. Ας δούμε λοιπόν κάποια από αυτά.

1. Στείλτε μήνυμα σε μέλλοντα χρόνο


Αν για κάποιο λόγο δε θέλετε να στείλετε αμέσως ένα e-mail, το Outlook σας δίνει τη δυνατότητα να προγραμματίσετε το χρόνο αποστολής του. Μπορείτε δηλαδή να το γράψετε και να ορίσετε στο Outlook να το στείλει όταν θα είστε σε κάποια συνάντηση. Για να γίνει αυτό, αφού έχετε ετοιμάσει το e-mail (παραλήπτη, θέμα, κείμενο), επιλέξτε Επιλογές > Καθυστέρηση παράδοσης και, στο παράθυρο που εμφανίζεται, εντοπίστε τη ρύθμιση Παράδοση όχι πριν από. Ορίστε ημερομηνία και ώρα και πατήστε Κλείσιμο. Πατήστε Αποστολή και το e-mail σας θα αποσταλεί όταν έρθει η ώρα που έχετε ορίσει. Αν στο επαγγελματικό περιβάλλον σας χρησιμοποιείτε Exchange server μπορείτε να κλείσετε την εφαρμογή, αλλιώς θα πρέπει να την αφήσετε ανοιχτή μέχρι να παρέλθει το χρονικό σημείο που ορίσατε.

2. Εξοικονομήστε χρόνο στην πληκτρολόγηση με τα Γρήγορα Τμήματα
Αν εργάζεστε με το Outlook και χρησιμοποιείτε συχνά τα ίδια κείμενα στα μηνύματά σας, μια καλή πρακτική είναι να δημιουργήσετε έτοιμα κείμενα ή φράσεις ώστε να μη χρειάζεται να τις πληκτρολογείτε ολόκληρες. Επιλέξτε μία φράση ή ένα ολόκληρο κείμενο και επιλέξτε Εισαγωγή > Γρήγορα Τμήματα > Αποθήκευση επιλογής στη συλλογή γρήγορων Τμημάτων. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, αν θέλετε μπορείτε να δημιουργήσετε κατηγορίες γρήγορων τμημάτων αν θέλετε να έχετε πολλά έτοιμα κείμενα. Μπορείτε να μην κάνετε τίποτα από αυτά και να πατήσετε απλά ΟΚ. Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε να γράφετε το ίδιο κείμενο, στις πρώτες λέξεις θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μήνυμα που θα σα προτείνει την πρόταση που είχατε αποθηκεύσει. Με ένα απλό Enter, εμφανίζεται όλο το κείμενο και δε χρειάζεται να το πληκτρολογήσετε. Εναλλακτικά, πριν ξεκινήσετε την πληκτρολόγησή του, μπορείτε να επιλέξετε Εισαγωγή > Γρήγορα Τμήματα και από μενού να επιλέξετε το έτοιμο κείμενο που θέλετε ώστε να εισαχθεί στο μήνυμά σας.

3. Τονίστε τα σημαντικά μηνύματα


Αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, ίσως θα πρέπει στα σημαντικά από αυτά να εφαρμόσετε κάποια μορφοποίηση κατά ομάδες ώστε να μπορείτε να τα ξεχωρίσετε γρήγορα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε να εμφανίζονται κόκκινα και με άλλη γραμματοσειρά τα μηνύματα που περιέχουν τις λέξεις «Δελτίο Τύπου» στο θέμα. Για να γίνει αυτό, επιλέξτε Προβολή > Ρυθμίσεις προβολής (στην ενότητα Τρέχουσα προβολή) > Μορφοποίηση υπό όρους. Στο παράθυρο υπάρχουν ήδη κάποιοι αυτόματοι κανόνες μορφοποίησης και για να δημιουργήσετε τον δικό σας πατήστε Προσθήκη. Πληκτρολογήστε ένα όνομα ως αναγνωριστικό (π.χ. Δελτία Τύπου) και πατήστε στα πλήκτρα Γραμματοσειρά για να ορίσετε τον τρόπο εμφάνισης και Όρος για να θέσετε τα κριτήρια που θα πρέπει να πληρούν τα μηνύματα. Στην Αναζήτηση λέξεων πληκτρολογήσετε «Δελτίο Τύπου» και στο Σε επιλέξτε πεδίο θέματος μόνο. Πατήστε ΟΚ και πάλι ΟΚ και θα δείτε τα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια που θέσατε να παίρνουν τη μορφή που ορίσατε.

4. Οργανώστε τα e-mail σας με Κανόνες και Μορφοποίηση υπό όρους
Το Outlook σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε κανόνες ώστε, όταν λαμβάνετε ορισμένα μηνύματα, να εφαρμόζονται αυτόματα κάποιες εντολές. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε, όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα από τον προϊστάμενό σας, να προωθείτε αυτόματα σε έναν συγκεκριμένο συνάδελφό σας και να ακούγεται μια καμπάνα. Ή όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα από ένα e-shop να μετακινείται αυτόματα στο φάκελο Προσφορές. Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα επιλέξτε Κεντρική > Κανόνες (στην ενότητα Μετακίνηση) > Δημιουργία κανόνα. Στο παράθυρο που εμφανίζεται υπάρχουν δύο ενότητες, μία στην οποία καθορίζουμε σε ποια μηνύματα θα εφαρμοστεί ο κανόνας μας και μία με τις εντολές (τι θέλουμε να συμβεί) που θα περιλαμβάνει ο κανόνας. Αν θέλετε περισσότερες δυνατότητες, μπορείτε να πατήσετε στο πλήκτρο Επιλογές για προχωρημένους όπου με τη βοήθεια ενός οδηγού μπορείτε να καθορίσετε πλήθος παραμέτρων σε ένα κανόνα. Αφού επιλέξετε τα φίλτρα και τις εντολές του κανόνα πατήστε ΟΚ. Στο παράθυρο με τίτλο Επιτυχία που εμφανίζεται μπορείτε να ορίσετε αν ο κανόνας σας θα εφαρμοστεί και για τα παρελθόντα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια που θέσατε.

5. Καθαρίστε αυτόματα τα άχρηστα μηνύματα


Αν θέλετε να εξοικονομήσετε λίγο χώρο ή να καθαρίσετε μια συνομιλία από περιττά στοιχεία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Εκκαθάριση του Outlook. Αυτό που κάνει η συγκεκριμένη λειτουργία είναι να αναλύει συνολικά μια συνομιλία και να διαγράφει μηνύματα που έχουν παρατεθεί ολόκληρα μέσα σε ένα μήνυμα και προφανώς δε χρειάζονται από τη στιγμή που υπάρχει το αρχικό μήνυμα μέσα στη συνομιλία. Για να προχωρήσετε στην εκκαθάριση αυτή, επιλέξτε Κεντρική > Εκκαθάριση (από την ενότητα Διαγραφή) > Εκκαθάριση συνομιλίας ή Εκκαθάριση φακέλου. Στο μικρό παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε Ρυθμίσεις και στο νέο παράθυρο Επιλογές του Outlook. Από την ενότητα ρυθμίσεων Αλληλογραφία (που είναι ήδη επιλεγμένη), μεταβείτε στην ενότητα Εκκαθάριση συνομιλίας (πιο χαμηλά στο κεντρικό πλαίσιο) και επιλέξτε ποια μηνύματα θα επηρεαστούν και ποια όχι. Στη συνέχεια επιλέξτε ΟΚ στο παράθυρο αυτό και Εκκαθάριση στο μικρό παράθυρο για να αρχίσει ο καθαρισμός.


Διάβασε επίσης
ΕΙΔΕΣ ΠΡΟΣΦΑΤΑ
Είδες πρόσφατα
Κλείσιμο
Είδες πρόσφατα