Επικοινωνία
MENU
Επικοινωνία
Live Chat

Για οποιαδήποτε απορία επικοινώνησε ζωντανά με έναν εκπρόσωπό μας Δευ-Παρ: 09:00 - 18:00

ΤΟ ΠΡΟΪΟΝ ΠΡΟΣΤΕΘΗΚΕ ΣΤΟ ΚΑΛΑΘΙ
Τιμή: 

10 MS Outlook tips (μέρος 2ο)

Ιουλ 22 2015
Το MS Outlook αποτελεί την εφαρμογή αποστολής και λήψης e-mail των περισσότερων χρηστών και όποιοι το γνωρίζουν καλύτερα έχουν κάνει την εργασία τους πιο παραγωγική.
10 MS Outlook tips (μέρος 2ο)
Το MS Outlook δεν είναι απλά μία εφαρμογή αποστολής και λήψης e-mail, αλλά ένα ολόκληρο σύστημα επικοινωνίας και οργάνωσης εργασιών με αμέτρητες δυνατότητες και μυστικά. Στο πρώτο μέρος των tips για το MS Outlook είδαμε 5 από τα 10 tips που επιλέξαμε, όπως την παράδοση μηνύματος σε μέλλοντα χρόνο και την οργάνωση των e-mail με κανόνες. Ας συνεχίσουμε με την υπόλοιπη πεντάδα των tips.

1. «Συνδέστε» το Google Calendar με το Outlook


Ενώ είστε στο ημερολόγιό σας στο Google Calendar, στην αριστερή στήλη, κάντε κλικ στο κάτω βελάκι δίπλα από την ενότητα Τα ημερολόγιά μου. Στην επόμενη σελίδα απλά επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να «συνδέσετε». Στη νέα σελίδα, μεταβείτε στην ενότητα Ιδιωτική διεύθυνση και πατήστε το πλήκτρο ICAL. Στο παράθυρο που εμφανίζεται αντιγράψτε τη διεύθυνση. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Outlook και επιλέξτε Αρχείο > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού και βρείτε το tab Ημερολόγια Internet στο παράθυρο που εμφανίζεται. Πατήστε Δημιουργία..., επικολλήστε τη διεύθυνση που είχατε αντιγράψει και πατήστε Προσθήκη. Πληκτρολογήστε το όνομα με το οποίο θα εμφανίζεται το ημερολόγιο και πατήστε ΟΚ. Πατήστε Κλείσιμο και σε λίγο θα δείτε τα ραντεβού του Google Calendar να εμφανίζονται στο Outlook.

2. Βάλτε post-it
To Outlook σας δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιείτε post-it ώστε να μη χρειάζεστε κάποια άλλη εφαρμογή ή τα παραδοσιακά κίτρινα αυτοκόλλητα χαρτάκια. Πατήστε [Ctrl]+[Shift]+N όπου κι είστε στο περιβάλλον του Outlook για να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση. Με drag ‘n’ drop μπορείτε να την τοποθετήσετε οπουδήποτε στην οθόνη, ενώ μπορείτε να τις κατηγοριοποιήσετε με χρώματα, πέρα από το εξ’ ορισμού κίτρινο. Για να διαχειριστείτε τις σημειώσεις σας πατήστε Σημειώσεις στην κάτω αριστερή ενότητα του Outlook και οργανώστε τις όπως επιθυμείτε. Επίσης, μπορείτε να τυπώσετε αυτές που χρειάζεστε, αλλά και αναζητήσετε κάποιο κείμενο μέσα σε αυτές του πεδίου αναζήτησης, πάνω δεξιά στο κεντρικό παράθυρο.

3. Διαχειριστείτε τα αποδεικτικά ανάγνωσης


Θα έχετε παρατηρήσει ότι το Outlook ζητά τη συγκατάθεσή σας όταν πρόκειται να στείλει ένα αποδεικτικό ανάγνωσης στον αποστολέα που το ζήτησε. Αν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε ακριβώς ποια θα είναι η συμπεριφορά του σε τέτοιες περιπτώσεις επιλέγοντας Αρχείο > Επιλογές > Αλληλογραφία και μεταβαίνοντας στην ενότητα Παρακολούθηση. Εκεί, μπορείτε να ορίσετε αν τα αποδεικτικά θα στέλνονται πάντα, ποτέ ή με τη συγκατάθεσή σας. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε τι αποδεικτικά να ζητάτε όταν στέλνετε εσείς ένα μήνυμα. Η καλύτερη πρακτική είναι να ζητάτε ένα αποδεικτικό παραλαβής (δείχνει ότι το μήνυμα έφτασε στον παραλήπτη), χωρίς να ζητάτε αποδεικτικό ανάγνωσης.

4. Άμεση δημιουργία μηνύματος ή συνάντησης
Συνήθως, όση ώρα εργάζεστε, το Outlook παραμένει ανοιχτό ώστε να ειδοποιήστε για νέα μηνύματα ή να στέλνετε χωρίς να χρειάζεται να το ανοίγετε κάθε φορά. Έτσι, μπορείτε να εργάζεστε σε μια άλλη εφαρμογή και να μεταβαίνετε σε αυτό όταν πρόκειται να γράψετε ένα νέο μήνυμα. Όμως, αυτή η δημιουργία μηνύματος, συνάντησης, επαφής και εργασίας μπορείτε να γίνει και πιο άμεσα, κάνοντας απλά δεξί κλικ στο εικονίδιο του Outlook στη Γραμμή εργασιών των Windows και επιλέγοντας αυτό που θέλετε από το μενού.

5. Αυτοματοποιήστε συχνές εργασίες


To Outlook σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε κάποια σενάρια εργασιών για λειτουργίες που επαναλαμβάνετε συχνά και να τα εκτελείτε με το πάτημα ενός πλήκτρου. Για παράδειγμα, μπορείτε με το πάτημα ενός πλήκτρου να στείλετε πρόσκληση για συνάντηση σε συγκεκριμένους συναδέλφους (π.χ. στο τμήμα πωλήσεων) ή να προωθήσετε ένα μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο συνεργάτη. Το σενάριό σας μπορεί να περιλαμβάνει μία ή περισσότερες ενέργειες και δημιουργείται πολύ απλά από την ενότητα Γρήγορα βήματα της λωρίδας (έχοντας επιλέξει Κεντρική από το κύριο μενού). Εκεί θα βρείτε κάποια έτοιμα παραδείγματα τα οποία μπορείτε να επεξεργαστείτε και να δείτε πως δημιουργήθηκαν, αλλά και να δημιουργήσετε τα δικά σας γρήγορα βήματα. Πατώντας το κάτω βελάκι με τη γραμμή, στα δεξιά της ενότητας Γρήγορα βήματα στη λωρίδα, αναπτύσσεται το σχετικό μενού από όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τα γρήγορα βήματα που υπάρχουν και αυτά που έχετε δημιουργήσει, αλλά και να δημιουργήσετε ένα νέο επιλέγοντας Νέο γρήγορο βήμα. Στο νέο μενού μπορείτε να βρείτε κάποια σχεδόν έτοιμα σενάρια ώστε απλά να τα συμπληρώσετε, αλλά και δημιουργήσετε κάποιο από το μηδέν επιλέγοντας Προσαρμοσμένη. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, πληκτρολογείτε το όνομα του σεναρίου για να το θυμάστε εύκολα και στη συνέχεια καθορίζετε τι θα συμβαίνει όταν το επιλέγετε (μία ή περισσότερες ενέργειες). Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε να προωθείται ένα μήνυμα που λάβατε στον υπεύθυνο πωλήσεων με υψηλή σπουδαιότητα και το ίδιο σε έναν πωλητή με επισήμανση. Με ένα πλήκτρο λοιπόν γλιτώνετε όλη τη διαδικασία της διπλής προώθησης.


Διάβασε επίσης
ΕΙΔΕΣ ΠΡΟΣΦΑΤΑ
Είδες πρόσφατα
Κλείσιμο
Είδες πρόσφατα