Επικοινωνία
MENU
Επικοινωνία
Live Chat

Για οποιαδήποτε απορία επικοινώνησε ζωντανά με έναν εκπρόσωπό μας Δευ-Παρ: 09:00 - 18:00

ΤΟ ΠΡΟΪΟΝ ΠΡΟΣΤΕΘΗΚΕ ΣΤΟ ΚΑΛΑΘΙ
Τιμή: 

12 MS Excel tips (μέρος 2ο)

Σεπ 02 2015
Το MS Excel είναι ένα μοναδικό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πλήθος υπολογισμών και να προσφέρει πολύτιμα αποτελέσματα και να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας.
12 MS Excel tips (μέρος 2ο)
Η καλή γνώση του Excel είναι ένα πολύτιμο εφόδιο στην αγορά εργασίας, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι μπορεί να σας βοηθήσει σε πάρα πολλά προβλήματα των οποίων οι λύσεις με συμβατικές μεθόδους θα έπαιρναν ώρες. Ακόμα πιο σημαντικό είναι το εύρος αυτών των προβλημάτων που μπορεί να αντιμετωπίσει καθώς μπορεί να εφαρμοστεί σε πάμπολλες ενέργειες μας. Επιστρέφουμε λοιπόν με το δεύτερο μέρος των tips για να βοηθήσουμε να εξοικειωθείτε μαζί του ακόμα περισσότερο.

1. Ειδική επικόλληση με πράξεις


Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια κολώνα με πολλούς αριθμούς και προκύπτει η ανάγκη σε κάθε αριθμό να προστεθεί (ή να γίνει οποιαδήποτε άλλη πράξη) ένας συγκεκριμένος αριθμός. Δηλαδή, για παράδειγμα, έχουμε τους αριθμούς 4, 6, 9 και θέλουμε νε προσθέσουμε στον καθένα τον αριθμό 3 και οι αριθμοί της αρχικής κολώνας να αντικατασταθούν από τα αθροίσματα (7, 9, 12). Θα μπορούσατε απλά σε μια διπλανή στήλη να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση sum προσθέτοντας στο πρώτο κελί τον αριθμό 3 και να αντιγράψετε τη συνάρτηση παρακάτω. Αφού έχετε τα αποτελέσματα, θα μπορούσατε να τα μεταφέρετε στην αρχική στήλη. Όμως, υπάρχει και ένας πολύ πιο απλός τρόπος που σας γλιτώνει από αρκετά βήματα. Μεταβείτε σε ένα διπλανό κελί, γράψτε τον αριθμό 3 και αντιγράψτε το κελί ([Ctrl]+C). Στη συνέχεια, επιλέξτε όλους τους αριθμούς της αρχικής στήλης, κάντε δεξί κλικ στο στην επιλεγμένη περιοχή και επιλέξτε Ειδική Επικόλληση... Στο παράθυρο που εμφανίζεται, από την ενότητα Πράξη επιλέξτε την επιθυμητή πράξη, για το παράδειγμά μας την πρόσθεση και πατήστε ΟΚ. Αμέσως, οι αριθμοί της στήλης θα αλλάξουν με τα αθροίσματα. Φυσικά, όπως ίσως παρατηρήσατε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με αντίστοιχο τρόπο όποια πράξη θέλετε.

2. H «μαγική επιλογή» του [Ctrl]+[Shift]
Για να επιλέξετε μια περιοχή με δεδομένα στο Excel, αυτό που κάνουμε είναι να χρησιμοποιούμε το ποντίκι και έχοντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο να το μετακινούμε πάνω από τα κελιά. Αρκετά γρήγορος τρόπος, αλλά υπάρχουν γρηγορότεροι και δεν απαιτούν τη χρήση του ποντικιού. Μεταβείτε στο πρώτο κελί που θέλετε να επιλέξετε και κρατώντας πατημένο το [Ctrl]+[Shift] πατήστε το κάτω βελάκι για να επιλέξετε όλα τα δεδομένα από κάτω, το πάνω βελάκι για όλα τα δεδομένα από πάνω και αντίστοιχα για αριστερά και δεξιά. Συνδυάζοντας τις κινήσεις, με δύο κλικ μπορείτε να επιλέξετε όλο το επιθυμητό σετ δεδομένων και το πιο σημαντικό είναι ότι επιλέγονται μόνο τα κελιά που έχουν δεδομένα. Υπάρχουν όμως και πιο ειδικές χρήσεις του [Ctrl]+[Shift]. Με [Ctrl]+[Shift]+[End], θα επιλεγεί όλο το σετ δεδομένων μεταξύ του κελιού που είστε και του κατώτερου δεξιά κελιού που έχει δεδομένα. Με [Ctrl]+[Shift]+[8], θα επιλεγεί όλο το σετ δεδομένων ανεξάρτητα με του κελιού που είστε.

3. Απόκρυψη δεδομένων μιας περιοχής


Ουσιαστικά, με τον τρόπο που περιγράφουμε κρύβετε τα δεδομένα μόνο από την περιοχή του φύλλου εργασίας και όχι από το πεδίο συναρτήσεων αν μεταφερθεί κάποιος στα κελιά τους. Όμως κι αυτό μπορεί να σας φανεί χρήσιμο αν δε θέλετε με την πρώτη ματιά να δει κάποιος δεδομένα που δεν πρέπει. Επίσης, αυτό στο οποίο αναφερόμαστε είναι τελείως διαφορετικό από την απόκρυψη στήλης (ή γραμμής) που γίνεται κάνοντας δεξί κλικ στο γράμμα πάνω τα κελιά της πρώτης γραμμής και επιλέγοντας Απόκρυψη. Στην περίπτωσή μας, αναφερόμαστε στην απόκρυψη των δεδομένων μιας περιοχής με τα υπόλοιπα δεδομένα να παραμένουν ορατά, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε κανονικά με τα δεδομένα που είναι «αόρατα». Επιλέξτε την περιοχή με τα κελιά που θέλετε να αποκρύψετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών... Στο tab Αριθμός επιλέξτε Προσαρμογή από το αριστερό μενού του παραθύρου που εμφανίστηκε. Στο πεδίο Τύπος πληκτρολογήστε 3 φορές το ελληνικό ερωτηματικό (;) αφού πρώτα διαγράψετε τα περιεχόμενα του πεδίου και πατήστε ΟΚ. Πλέον, τα δεδομένα της συγκεκριμένης περιοχής δε θα είναι ορατά, αλλά θα μπορείτε να τα χρησιμοποιείτε κανονικά σε πράξεις ή συναρτήσεις.

4. Δημιουργήστε drop-down μενού


Σε περίπτωση που δημιουργείτε ένα φύλλο εργασίας που θα χρησιμοποιηθεί από άλλους χρήστες, μπορείτε σε κάποια πεδία ή σε όλα τα κελιά μιας στήλης να επιβάλετε η εισαγωγή των δεδομένων να γίνεται από drop-down μενού με συγκεκριμένες τιμές. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται πολλά λάθη που μπορούν να συμβούν κατά την πληκτρολόγηση και που θα μπορούσαν να επηρεάσουν υπολογισμούς δίνοντας λανθασμένα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, αν σε μία στήλη καταγράφεται η κατάσταση κάποιων εργασιών και ο χρήστης πληκτρολογήσει κατά λάθος «Σε εξέληξη» αντί «Σε εξέλιξη», το αποτέλεσμα του υπολογισμού των εργασιών που βρίσκονται σε εξέλιξη θα είναι λανθασμένος. Δημιουργώντας λίστες δεν αφήνετε τον χρήστη να πληκτρολογήσει, αλλά να επιλέξει από έτοιμες συγκεκριμένες τιμές, κάτι που αποτρέπει τα λάθη και επιταχύνει τη διαδικασία.

Αν η λίστα με τις τιμές είναι μικρή…
… επιλέξτε το κελί στο οποίο θα αναπτύσσεται το drop-down μενού και επιλέξτε Δεδομένα > Επικύρωση δεδομένων. Στο tab Ρυθμίσεις, από το πεδίο Επιτρεπόμενη καταχώρηση επιλέξτε Λίστα και στο πεδίο Προέλευση πληκτρολογήστε τις τιμές χωρισμένες με το ελληνικό ερωτηματικό (;). Πατήστε ΟΚ και η λίστα έχει δημιουργηθεί.

Αν η λίστα με τις τιμές είναι μεγάλη…
… σε ένα σημείο του φύλλου εργασίας δημιουργήστε τη λίστα πληκτρολογώντας τις τιμές σε μια στήλη, τη μία κάτω από την άλλη. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί στο οποίο θα αναπτύσσεται το drop-down μενού και επιλέξτε Δεδομένα > Επικύρωση δεδομένων. Στο tab Ρυθμίσεις, από το πεδίο Επιτρεπόμενη καταχώρηση επιλέξτε Λίστα και στο πεδίο Προέλευση πατήστε στα δεξιά στο εικονίδιο με το κόκκινο βελάκι. Το παράθυρο ελαχιστοποιείται σε μία γραμμή και μπορείτε να επιλέξετε από το φύλλο εργασίας τη λίστα που δημιουργήσατε αρχικά. Από το ελαχιστοποιημένο παράθυρο, επιλέξτε και πάλι το εικονίδιο ώστε να το παράθυρο να επιστρέψει στην κανονική του μορφή. Πατήστε ΟΚ και η λίστα είναι έτοιμη. Τέλος, μπορείτε να κρύψετε την αρχική λίστα που δημιουργήσατε όπως δείξαμε στο tip “Απόκρυψη δεδομένων μιας περιοχής”.

Η Επικύρωση δεδομένων αποτελεί έναν εξαιρετικό τρόπο να περιορίσετε γενικότερα τις επιλογές του χρήστη, όπως να του επιτρέπετε να πληκτρολογεί αριθμούς ή ημερομηνίες μεταξύ ενός εύρους που θα ορίσετε.


Διάβασε επίσης
ΕΙΔΕΣ ΠΡΟΣΦΑΤΑ
Είδες πρόσφατα
Κλείσιμο
Είδες πρόσφατα