Επικοινωνία
MENU
Επικοινωνία
Live Chat

Για οποιαδήποτε απορία επικοινώνησε ζωντανά με έναν εκπρόσωπό μας Δευ-Παρ: 09:00 - 18:00

ΤΟ ΠΡΟΪΟΝ ΠΡΟΣΤΕΘΗΚΕ ΣΤΟ ΚΑΛΑΘΙ
ΕλλάδαΚύπρος
Τιμή: 

12 MS Excel tips (μέρος 3ο)

Σεπ 10 2015
Το MS Excel είναι ένα μοναδικό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πλήθος υπολογισμών και να προσφέρει πολύτιμα αποτελέσματα και να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας.
12 MS Excel tips (μέρος 3ο)
To Excel μπορεί να δώσει λύσεις σε αμέτρητα μικρά προβλήματα που συναντάμε στην καθημερινή χρήση των υπολογιστών και γενικότερα της τεχνολογίας. Πέρα από τις μαθηματικές πράξεις, μπορεί να διαχειριστεί βάσεις δεδομένων, λίστες κειμένων, ακόμα και τον τηλεφωνικό σας κατάλογο. Με τη χρήση του Excel, από τα δεδομένα μιας λίστας μπορούν να εξαχθούν σημαντικά αποτελέσματα, στατιστικά στοιχεία και να δημιουργηθούν γραφήματα που θα σας επιτρέψουν, όταν έρθει η ώρα, να πάρετε τις κατάλληλες αποφάσεις. Συνεχίζοντας τη σειρά των tips για το Microsoft Excel, ολοκληρώνουμε με το τρίτο μέρος την αναφορά μας σε 12 «μυστικά» που μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητά σας.

1. Χρησιμοποιώντας γραφικά στα διαγράμματα


Αναμφισβήτητα, τα διαγράμματα αποτελούν τον καλύτερο τρόπο για την παρουσίαση αποτελεσμάτων. Το Excel διαθέτει πάρα πολλά είδη διαγραμμάτων και σίγουρα θα βρείτε κάποιο που να ταιριάζει με τα αποτελέσματά σας. Όμως, πέρα από αυτό, το Excel σας δίνει τη δυνατότητα να φέρετε αυτά τα διαγράμματα στα μέτρα σας «ρυθμίζοντας» το παραμικρό όπως, για παράδειγμα, να εισάγετε ένα γραφικό σε οποιοδήποτε στοιχείο του διαγράμματος, κάτι που αποτελεί και το σκοπό αυτού του tip. Εκτός λοιπόν από τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε ένα συμπαγές χρώμα, μία διαβάθμιση χρωμάτων, ένα μοτίβο ή μία υφή (κάποιες χώρες της εικόνες εμφανίζονται με αυτά) για κάποιο στοιχείο όπως π.χ. τις μπάρες, μπορείτε να επιλέξετε μία εικόνα. Επιλέγοντας το στοιχείο που θέλετε, κάνετε δεξί κλικ και επιλέγετε Μορφοποίηση σημείου δεδομένων... (ή απλά κάνετε διπλό κλικ πάνω στο στοιχείο). Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε Γέμισμα από το αριστερό μενού και στη συνέχεια Γέμισμα εικόνας ή υφής. Μπορείτε να πάρετε μια εικόνα από αρχείο, από το πρόχειρο ή από τα clipart του MS Office και στη συνέχεια να την προσαρμόσετε με τον τρόπο που επιθυμείτε. Το ίδιο μπορείτε να κάνετε με οποιοδήποτε στοιχείο του γραφήματος. Φυσικά, θα πρέπει να προσέξετε ιδιαίτερα ώστε να μην καταλήξετε με ένα γράφημα κακής αισθητικής (όπως αυτού του παραδείγματός μας που δημιουργήθηκε για τις ανάγκες του άρθρου).

2. Αποθηκεύστε γραφήματα ως πρότυπα
Μετά από πολλά αρχεία excel και πολλά γραφήματα που έχετε φτιάξει, έχετε καταλήξει πλέον σε αυτό το είδος γραφήματος που παρουσιάζει τα πολύτιμα συμπεράσματά σας με τον πιο εντυπωσιακό και κατανοητό τρόπο. Για να φτάσετε μέχρι εκεί δοκιμάσατε πολλά από τα είδη των γραφημάτων του Excel, «πειράξατε» ότι μπορούσε να πειραχτεί, βάλατε λογότυπα και οτιδήποτε άλλο καταναλώνοντας αρκετό χρόνο. Αφού λοιπόν έχετε βρει το τέλειο γράφημα, γιατί να αφήσετε όλον αυτόν τον χρόνο να πάει χαμένος και να μην το εφαρμόζετε με μια κίνηση, κάθε φορά που θέλετε να παρουσιάσετε αντίστοιχα αποτελέσματα. Αυτό λοιπόν που μπορείτε να κάνετε είναι να αποθηκεύσετε το γράφημά σας (και όποια άλλα γραφήματα χρησιμοποιείτε συχνά) ως πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το γράφημα και κάντε κλικ στο Εργαλεία γραφήματος που εμφανίζεται στο πάνω μέρος της οθόνης. Από τις επιλογές του κυρίως μενού επιλέξτε Αποθήκευση ως προτύπου και αποθηκεύστε το σε ένα αρχείο με την προτεινόμενη προέκταση CRTX, στον προεπιλεγμένο φάκελο προτύπων του Excel. Όταν χρειαστεί να το εφαρμόσετε, επιλέξτε τα δεδομένα για το γράφημα και, στη συνέχεια, Εισαγωγή > (ένα οποιοδήποτε γράφημα) > Όλοι οι τύποι γραφήματος... Στο νέο παράθυρο επιλέξτε Πρότυπα από το αριστερό μενού και το πρότυπο που έχετε αποθηκεύσει.

3. Αποφυγή της αυτόματης αλλαγής κελιού με τη χρήση «$»


Θα έχετε παρατηρήσει ότι όταν γράφετε μια συνάρτηση στην οποία υπάρχουν αναφορές σε άλλα κελιά βάσει θέσης (π.χ. Α1), όταν αντιγράψετε τη συνάρτηση στο από κάτω κελί το Excel θα αλλάξει αυτόματα την αναφορά αντίστοιχα στο από κάτω κελί της αρχικής αναφοράς (δηλ. Α2). Αν και κάποιες φορές αυτό είναι επιθυμητό, υπάρχουν περιπτώσεις που δεν πρέπει να γίνει (π.χ. όταν χρησιμοποιείται ως αναφορά ένα συγκεκριμένο κελί για όλο το σετ των παρόμοιων συναρτήσεων). Για να αποτρέψετε την αυτόματη αλλαγή που κάνει το Excel, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το χαρακτήρα «$». Για παράδειγμα, αν γράψετε $A1 αποτρέψετε την αλλαγή στη στήλη Α, ενώ αν γράψετε Α$1 θα αποτρέψετε την αλλαγή στη γραμμή 1. Αν γράψετε $Α$1 θα αποτρέψετε την αλλαγή σε κάθε κατεύθυνση.

4. Εισαγωγή των δεδομένων του Excel στο Word
Αν και η αντιγραφή των δεδομένων ενός αρχείου Excel στο Word είναι πλέον μια πολύ εύκολη διαδικασία copy-paste, υπάρχουν κάποια κόλπα που πρέπει να γνωρίζετε και αφορούν στη σύνδεση ή την ενσωμάτωση των δεδομένων. Αν θέλετε τα δεδομένα που θα αντιγράψετε στο Word να αλλάζουν όταν τα αλλάζετε στο Excel θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μία από τις διαδικασίες επικόλλησης συνδέσμου. Αφού αντιγράψετε τα δεδομένα από το Excel, κάντε δεξί κλικ στο σημείο του Word που θέλετε να τα τοποθετήσετε και από το μενού επιλέξτε μεταξύ του τρίτου και τέταρτου εικονιδίου κάτω από τις Επιλογές επικόλλησης, ανάλογα με τη μορφοποίηση που θέλετε να έχετε (του αρχείου Excel ή του αρχείου Word). Αν αλλάξετε τα δεδομένα στο Excel, το μόνο που χρειάζεται είναι να κάνετε δεξί κλικ στα αντίστοιχα δεδομένα του Word και να επιλέξετε Ενημέρωση σύνδεσης. Από την άλλη, αν αυτό που χρειάζεστε στο Word είναι μια «φωτογραφία» της στιγμής των δεδομένων και δεν υπάρχει ανάγκη ενημέρωσής τους, μπορείτε απλά να επιλέξετε το πέμπτο εικονίδιο (της εικόνας) από τις Επιλογές επικόλλησης. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα θα μεταφερθούν σε μορφή εικόνας.


Διάβασε επίσης
ΕΙΔΕΣ ΠΡΟΣΦΑΤΑ
Είδες πρόσφατα
Κλείσιμο
Είδες πρόσφατα