Το MS Excel είναι ένα απίστευτα ισχυρό εργαλείο για την κατανόηση τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων. Γι’ αυτό άλλωστε αποτελεί βασική εφαρμογή σε επιχειρησιακά περιβάλλοντα. Ωστόσο, λειτουργεί εξίσου καλά για απλούς υπολογισμούς και την παρακολούθηση σχεδόν οποιουδήποτε είδους πληροφορίας. Έτσι, είτε είστε έμπειροι χρήστες ή όχι, υπάρχουν πολλά χρήσιμα tips που μπορούν να κάνουν τη χρήση του Excel πιο εύκολη για τον καθένα.
1. Εφαρμογή διαγώνιων περιγραμμάτων
Εάν έχετε έναν πίνακα που χρειάζεται ετικέτες, τόσο για τις γραμμές, όσο και για τις κεφαλίδες στηλών στο ίδιο κελί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαγώνια περιγράμματα: Από την αρχική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή «Περιγράμματα» και από το μενού κύλισης επιλέξτε «Περισσότερα περιγράμματα» και από εκεί μπορείτε να εφαρμόσετε το διαγώνιο στυλ περιγράμματος.
2. Εισαγωγή πολλαπλών γραμμών και στηλών
Ίσως γνωρίζετε ότι μπορείτε να επιλέξετε μία γραμμή ή στήλη και στη συνέχεια να προσθέσετε επιπλέον γραμμές και στήλες μέσω της επιλογής «Εισαγωγή» που βρίσκεται στην κεντρική καρτέλα. Αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι αν επιλέξετε πολλαπλές γραμμές ή στήλες για να ξεκινήσετε μια νέα εργασία (π.χ. 5 ή 10), τότε το Excel προσθέτει αντίστοιχα επιπλέον διάκενα στο φύλλο σας.
3. Αντιμετάθεση δεδομένων από γραμμές σε στήλες (ή αντίστροφα)
Εάν έχετε ένα φύλλο εργασίας με δεδομένα σε στήλες που θέλετε να περιστρέψετε ώστε να τα αναδιατάξετε σε γραμμές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιμετάθεση. Σας επιτρέπει να περιστρέψετε τα δεδομένα από στήλες σε γραμμές ή το αντίστροφο. Αντιγράψτε όλη την περιοχή δεδομένων που θέλετε να αναδιατάξετε, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο κελί προορισμού και επιλέξτε Ειδική επικόλληση, και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Αντιμετάθεση.
4. Απόκρυψη δεδομένων μιας περιοχής
To Excel διαθέτει ένα τρυκ για απόκρυψη δεδομένων σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αποκρύψετε, κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών και στον πίνακα που θα εμφανιστεί, επιλέξτε Προσαρμογή. Στην καρτέλα Τύπος εισάγετε ;;; (τρία ερωτηματικά). Τα περιεχόμενα των κελιών που έχετε επιλέξει θα «εξαφανιστούν», ωστόσο βρίσκονται ακόμα εκεί και μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε συναρτήσεις.
5. Γλυτώστε πολύτιμο χρόνο με την Γρήγορη συμπλήρωση
Εάν αναδιαμορφώνεται δεδομένα, όπως στην παραπάνω εικόνα, η
Γρήγορη συμπλήρωση συμπληρώνει αυτόματα τα δεδομένα όταν εντοπίζει ένα μοτίβο. Το συγκεκριμένο εργαλείο είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή, ωστόσο εάν δεν λειτουργεί όπως αναμένεται, κάντε κλικ στις επιλογές Αρχείο > Επιλογές, έπειτα στην επιλογή Για προχωρημένους και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο Αυτόματη γρήγορη συμπλήρωση. Διαφορετικά, μπορείτε να την ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο, πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+E.
6. Σταθεροποίηση γραμμής ή στήλης
Ένα από τα απλούστερα και πιο παλιά τρυκ του Excel είναι η σταθεροποίηση των γραμμών και στηλών, έτσι ώστε να διατηρούνται ορατές, ενώ πραγματοποιείτε κύλιση σε μια άλλη περιοχή του φύλλου εργασίας. Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή και στη συνέχεια επιλέξτε σταθεροποίηση γραμμής ή σταθεροποίηση στήλης.
7. Εισάγετε σχόλια σε συναρτήσεις
Προσθέστε ένα διάστημα και έπειτα συντάξτε τον ακόλουθο τύπο +N(“το σχόλιο σας”) για να εισάγετε σχόλια στης συναρτήσεις σας, είτε για δική σας αναφορά ή για να βοηθήσετε άλλους χρήστες να καταλάβουν το φύλλο εργασία σας. Τα σχόλια δεν εμφανίζονται στο κελί, αλλά στη γραμμή Τύπων, ενώ, επίσης, μπορείτε να τα αναζητήσετε.
8. Γρήγορη και εύκολη εισαγωγή συνάρτησης
Υπάρχουν πολλοί Τύποι στο MS Excel, άλλοι απλοί, άλλοι πολύ πιο σύνθετοι. Σε κάθε περίπτωση, το ζητούμενο είναι να γίνει η δουλειά σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Ένα τρόπος για να το πετύχετε αυτό, είναι να εισάγετε συναρτήσεις SUM χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογείτε τις παραμέτρους. Απλά, επιλέξτε το τελευταίο κελί της γραμμής ή της στήλης, στο οποίο θα εμφανίζεται το άθροισμα, και έπειτα πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+= ή Cmd+Shift+T σε Mac.
9. Περιστροφή κειμένου
Εάν χρειαστεί να προσθέστε κεφαλίδες σε πολύ στενές στήλες, μπορείτε να περιστρέψετε το κείμενο για να χωρέσει. Το κουμπί που χρειάζεστε λέγετε Προσανατολισμός και βρίσκετε στην κεντρική καρτέλα, μαζί με άλλες επιλογές μορφοποίησης κειμένου. Αφού μαρκάρετε τα κελιά που θέλετε να μορφοποιήσετε, μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας.